Odbiór mieszkania od najemcy – na co zwrócić uwagę?

Wielu wynajmujących popełnia ten sam błąd: skupiają się na umowie, a przekazanie mieszkania kwitują krótkim „klucze oddane”. To ogromne ryzyko. Protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania to jedyny dokument, który w świetle prawa potwierdza stan lokalu w momencie jego wydania. Bez niego rozliczenie kaucji za mieszkanie staje się polem do niekończących się sporów.

Dlaczego protokół jest niezbędny przy rozliczaniu kaucji?

Zgodnie z ustawą o ochronie praw lokatorów, najemca jest zobowiązany odnowić lokal i dokonać napraw uszkodzeń, które powstały z jego winy. Jednak jak udowodnić, że rysa na parkiecie lub pęknięta umywalka nie istniały przed wprowadzką?

Prawidłowy protokół zdawczo-odbiorczy lokalu:

Chroni kaucję: Pozwala na bezsporne potrącenie kosztów napraw.
Dokumentuje stan mediów: Zapobiega kłótniom o wysokość rachunków za prąd, wodę czy gaz.
Określa wyposażenie: Stanowi inwentaryzację mebli i sprzętów RTV/AGD.

Praktyczny Wzór Protokołu Zdawczo-Odbiorczego

Poniżej znajdziesz strukturę, którą powinien zawierać każdy solidny wzór. Możesz ją skopiować do swojego dokumentu.

PROTOKÓŁ ZDAWCZO-ODBIORCZY Sporządzony w dniu ……………….. w ……………….. do Umowy Najmu z dnia ………………..

1. Dane stron i lokalu:

Wynajmujący: …………………………………………….
Najemca: …………………………………………….
Adres lokalu: …………………………………………….

2. Stan liczników (Media):

Energia elektryczna (nr licznika / stan): ………………………………….
Woda zimna (nr licznika / stan): …………………………………………….
Woda ciepła (nr licznika / stan): ……………………………………………
Gaz (nr licznika / stan): ……………………………………………………….

3. Opis stanu technicznego i wyposażenia (Pomieszczenie po pomieszczeniu): (Przykład: Kuchnia: ściany czyste, lodówka marki X sprawna, bez zarysowań. Salon: parkiet wycyklinowany, kanapa bez plam).

Kuchnia: …………………………………………………………………………….
Salon: ……………………………………………………………………………….
Łazienka: …………………………………………………………………………..
Przedpokój: ………………………………………………………………………..

4. Wykaz przekazanych kluczy i pilotów:

Liczba kompletów do lokalu: ……………….
Klucze do skrzynki pocztowej / kod do domofonu: ……………….

5. Uwagi dodatkowe i dokumentacja zdjęciowa:

Strony oświadczają, że integralną część protokołu stanowi dokumentacja zdjęciowa w liczbie ……….. zdjęć, zapisana na nośniku / przesłana drogą mailową w dniu dzisiejszym.

Podpisy: Wynajmujący: ……………………… Najemca: ………………………

Złote zasady przygotowania protokołu

Bądź skrupulatny: Nie pisz „stan dobry”. Pisz „ściany pomalowane na biało, brak ubytków, dwa otwory po kołkach w ścianie zachodniej”.
Zdjęcia to podstawa: Wykonaj zdjęcia (lub film) w dniu przekazania lokalu. Skup się na narożnikach ścian, wnętrzach szafek i stanie urządzeń sanitarnych.
Protokół końcowy: Przy wyprowadzce wypełnij ten sam formularz (kolumna „stan przy zwrocie”). To wtedy następuje faktyczne rozliczenie kaucji. Jeśli stany się zgadzają, podpisujesz dokument i zwracasz środki. Jeśli nie – protokół jest podstawą do wystawienia kosztorysu napraw.

Pamiętaj, że umowa najmu zabezpieczenie wynajmującego to proces dwuetapowy: najpierw podpisujesz dobry kontrakt, a potem pieczętujesz go rzetelnym protokołem. Tylko taki duet gwarantuje, że nie stracisz pieniędzy na remonty, które powinny obciążać najemcę.

Checklista: Co sprawdzić przy odbiorze mieszkania?

Poniższe punkty pomogą Ci precyzyjnie wypełnić protokół zdawczo-odbiorczy i uniknąć sporów przy późniejszym rozliczeniu kaucji.

1. Ściany, podłogi i sufity

[ ] Czystość ścian: Czy są świeżo odmalowane, czy posiadają zabrudzenia/zaczyki?
[ ] Otwory: Policz dziury po kołkach, obrazach czy uchwytach TV (wpisz ich liczbę w protokół).
[ ] Stan podłóg: Sprawdź, czy panele/parkiet nie są napuchnięte (ślady zalania) lub głęboko porysowane (np. od przesuwania mebli).
[ ] Listwy przypodłogowe: Czy przylegają do ścian i nie są uszkodzone w narożnikach?

2. Stolarka okienna i drzwiowa

[ ] Okna: Otwórz i zamknij każde okno. Sprawdź, czy klamki działają płynnie i czy szyby nie mają pęknięć/głębokich rys.
[ ] Parapety: Czy nie są przypalone lub odbarwione od doniczek?
[ ] Drzwi wewnętrzne: Czy nie ocierają o podłogę i czy zamki/klucze działają.

3. Instalacje i media (Klucz do rozliczeń)

[ ] Liczniki: Zrób zdjęcia stanów liczników (prąd, woda zimna/ciepła, gaz, ogrzewanie).
[ ] Punkty świetlne: Sprawdź, czy wszystkie włączniki działają i czy w oprawach są sprawne żarówki.
[ ] Gniazdka: Jeśli masz tester lub ładowarkę, sprawdź, czy w gniazdkach jest prąd (szczególnie po remontach).

4. Kuchnia i Łazienka (Tu powstaje najwięcej szkód)

[ ] Bateria i odpływy: Odkręć wodę – sprawdź, czy nie przecieka pod syfonem i czy woda spływa sprawnie.
[ ] Ceramika: Sprawdź, czy umywalka, brodzik lub miska WC nie mają pęknięć (nawet tych „pajęczynek”).
[ ] Sprzęt AGD: * Włącz na chwilę płytę grzewczą/piekarnik.
- Sprawdź, czy lodówka jest czysta i czy zamrażarka nie jest skuta lodem.
- Zajrzyj do filtra pralki i zmywarki (czy są wyczyszczone).
[ ] Fugi i silikony: W jakim są stanie? (czy nie pojawia się pleśń).

5. Meble i wyposażenie

[ ] Stabilność: Czy szafy/regały są stabilne i dokręcone?
[ ] Wnętrza szafek: Czy zawiasy działają i czy półki nie są zarwane?
[ ] Tapicerka: Czy kanapy/materace są wolne od plam i zapachów (np. dymu tytoniowego)?

Pro-tip dla Wynajmującego:

Zapisz w protokole zdanie: „Najemca akceptuje stan techniczny lokalu i nie wnosi do niego zastrzeżeń”. Jeśli najemca zauważy usterkę po tygodniu, a nie ma jej w protokole, będzie mu trudniej udowodnić, że to nie jego wina.